最新更新日：| ビジネス文章の基本 | |
|---|---|
| やたらに、「を」をつけない。 | ○○をする⇒○○する。 |
| やたらに、「漢字」を使わない。 | ○○して下さい⇒○○してください。 |
| だらだら文章を書かない。 | 文章は要点を箇条書きで。 |
| やたらに「。」をつけない。 「。」のつけ方講座 |
１ ～もの⇒「。」をつけない。（「こと。」「とき。」はつける。） ２ 名詞で終わる⇒「。」をつけない。（文書に続きがないとき） ３ すること。するとき。⇒「。」をつける ４ （～する。）⇒「。」をつける ５ 賞状、表彰状、感謝状、辞令には「。」を使わない。 |
| やたらに「、」をつけない。 「、」のつけ方講座 |
１ 主語の次に「、」をつける。 例：私は、製品には、 ２ 文の初めにおく接続詞及び副詞のあとは、「、」をつける。 例：ただし、また、なお、したがって、ついては、さて、すなわち、しかし、もし、 ３ 「かつ」の前後には「、」をつける。 例：通知し、かつ、参考に 例：心理的かつ情緒的に（語と語のかつには、「、」をつけない。） ４ 語を対等の関係で並列に並べる場合。 例：野球、サッカー及びテニス 例：野球、サッカー又はテニス 例：野球、サッカー並びにテニス 例：野球、サッカー若しくはテニス ５ 長い条件句、挿入句などの後には「、」を付けます。 例：会社は、その事務を処理するに当たっては、収入の ６ 条件、制限を表す語句のあとに 例：準備が不十分だったため、正しい結果が出なかった。 例：この資料を読むと、漢字がよくわかる。 例：黒豆を食べる前に、よく手を洗ってください。 ７ 文が重なって続く場合、その間に打つ 例：午前中に市役所に行き、午後は町役場に行った。 ８ 漢字やひらがなが続いていて、読みにくいときに打つ。 例：期末テスト後、実力テストを行います。 |
| 「・」のつけ方講座 | １ 名称を列挙する場合 愛知・埼玉・静岡（＝愛知、埼玉及び静岡） |
| 「（ ）」の使い方講座 | １ 語句又は文の後に説明を付ける場合にしよう 関係者（自治会法第１２条第３項に規定する人物をいう。） |
| 接続詞による段落の立て方 | １ 前の文と分けて新しい段落とする場合 なお、おって、さて、つきましては、 ２ 前の文と続ける場合 したがって、そのため、この場合において、その際、ただし |
| 同じ意味の漢字の使い方 | １ 改定、改訂⇒改定に統一 ２ 配布、配付⇒配布に統一 |
| 「ます体」「である体」の使いわけ | 市民向けの場合は「ます体」、会社内は「である体」 |
| 同じ文章で同じような語句、表現を使わない。 | 事例：お客様は、この商品を知らない。ユーザーにもっと知ってもらう必要がある。 |
| 同じ言葉で漢字、ひらがなを同じ文章で使わない。 | 事例：昨日、あいさつをしたが、本日は、挨拶をしなかった。 |
| 「ら」抜き言葉、「い」抜き言葉は使わない。 | 事例：「見れる」「考えれる」⇒「見られる」「考えられる」 事例：「見てる」「考えてる」⇒「見ている」「考えている」 |
| 一文は、５０文字以内にすること | ○「～で」「～て」がやたらに入っている ○「～が」「～し」がやたらに入っている |
| 「接続詞」で文をつなげる。 | ○順接：そこで、そして、すると、そうすると、 ○逆接：しかし、ところが、だが、 ○並列：また、および ○例示：例えば ○話題転換：ところで、さて、でわ ○因果関係：そのため、その結果、従って ○整理：つまり、要するに、すなわち ○制限・補足：ただし、なお 事例：操作が複雑でわかりにくい。操作ミスによる問題が起こっている。 ⇒操作が複雑でわかりにくい。そのため、操作ミスによる問題が起こっている。 事例：機械のハードが故障していることがわかった。ハードの耐用年数は５年である。 |
| 前の文と後の文をつなげる。 | 前の文の言葉をキーワードにして、後の文にも入れる。 |
| 接続詞における段階の立て方 | ○次の接続詞で始まるものは、前の文と分けて一つの段落とします。 なお、おって、さて、つきましては ○前の文に続け、別の段落としない。 したがって、そのため、この場合において、その際、ただし、 |
| 数字の書き方 | ○原則として、アラビア数字（１、２、３、）を使う。 次の場合は、漢数字を使う。 a縦書き文書ｂ固有名詞ｃ概数ｄ慣用句 ○１，０００以上の数は、３桁ごとに区切り記号をつける。 ただし、「万」「億」という場合は、漢字を使う。 １億２，５００万３，０００円 ○分数を書く場合は、国語読みのまま書く。 2分の１ ○数字で年月や期間を書く場合は以下のとおり ４箇月、（４ヶ月、４ヵ月とはかかない。） ○日付・時間・時刻 日付：平成１２年４月２３日 時刻：８時４０分 時間：８時間 |
| 表の体裁 | ○文字数に合わせて列幅を調整する ○表頭見出しはセルの中央に表示 ○表側見出しはセルの中央または左端に表示する ○フォントはくっきりと見やすいゴシックにする ○罫線は太くしすぎない（０．５～１ポイント） |
| 記号の付け方 | ○「」語句・文章を引用する場合 例 「国家」とは ○：次に説明文その他の語句が続く場合 例 注：・・・ ○～・・から・・までを示す場合 例 京都～東京 |
| 見出し記号 | 第１→１→（１）→ア→（ア）→ａ→（a）の順で使う。 |
| 文章の正誤 | |
|---|---|
| × | ○ |
| ・・・あたっては、 | ・・・当たっては、 |
| ～して下さい。 | ～してください。 |
| 遺憾なく | 適切に |
| 今般 | この度 |
| 特段の配慮を賜りたい | よろしくお願いします |
| 出席の方ついてよろしくお取り計らい願います | 出席をお願いします |
| ・・・していただきたく | ・・・いただきますよう |
| ・・・おって・・・します | 後日・・・します、後ほど・・・します |
| 該当なき旨 | 該当がないこと |
| 可能な限り | できるだけ、できる限り |
| かんがみ | 考慮して |
| 期日厳守の上 | 必ず期日までに |
| 上のことについて、このことについて、標記のことについて | 上記のことについて |
| 漢字の使い方、日本語の意味 | |
|---|---|
| 町と街 | 町：町と村、町ぐるみ、町役場 街：街を吹く風、学生の街、街の明かり |
| 丸いと円い | 丸い：背中が丸くなる。丸く治める。丸太 円い：円い窓、円く輪になる。 |
| 文章の事例 | |
|---|---|
| 件名には、わかるように（通知）や（回答）と表示する | 部長会議の開催について（通知）（回答）（照会） |
| 法律の行為としての通知には、その根拠を明示 | 「行政訴訟法（平成１９年法律第３４号）第３条の規定により」 |
| 回答の場合は、照会の文を書く | 事例１：平成１３年４月５日付け１３動第２３４号で照会のことについて、下記のとおり回答します。 事例２：平成１３年４月５日付け１３動第２３４号で照会のことについては、該当事項はありません。 事例３：～で協議の計画については、意義ありません。 |
| 文書の作成の原則・きまり | |
|---|---|
| 条例、規則、要領、要綱、ガイドライン等の改正の時 | 改正の概要を記載して、案文の後に新旧対照表をつけること。 |
| 過去の事例、他会社、他府県の状況がわかる時 | 参考資料として添付する。 |
| 伺い文は、読みやすく、分かりやすくするために | 箇条書きにすること。 |
| 下記と文書で書いたら | 下に必ず「記」の語句を使うこと |
| 次のとおりと文書で書いたら | 下には「記」の語句を使いません。 |
| 文書をつなぐ場合 | まず、「なお」でつなぎ、次に「おって」でつなぐ。 |
| 数字は、原則としてアラビア数字「１、２、３」を用いる。 次の場合は漢数字 |
縦書き文書、固有名詞、概数、慣用句等 |
| １，０００以上の数字の場合は、 | ３桁ごとに区切り記号をつける。特に大きい数字は、「万」「億」等も書く。 ２億５，０００万３，０００円 |
| 分数の場合は、そのままの読みで書く。 | 2分の１ |
| 年月や期間の書き方 | ５箇月（×５ヶ月、×５ヵ月） |
| 提出前に必ずチェックすること | チェックは、朱色等ではねて、印刷したものをチェックする |
| 主語と述語の対応をチェック | 主語と述語はちゃんと対応しているか？ ×経済衰退の原因は、アメリカ経済の変化に伴い、ニーズが多様化しましｔ。 ○経済衰退の原因は、アメリカ経済の変化に伴い、ニーズが多様化したことにあります。 ○経済衰退の原因は、アメリカ経済の変化に伴い、ニーズが多様化したことが挙げられます。 |
| 修飾語をチェック | 修飾語は、修飾される語の近くにあるか？ ×新しい会社の資料を説明した。 ○会社の新しい資料を説明した。 |
| 繰り返しの表現 | 本文中で件名と同じことを繰り返したり、件名中の字句を引用したりする場合は、「・・・上記文章を・・」のように表現する。 ×上記のことについて、上のことについて、このことについて、標記のことについて |
| 繰り返しの省略方法 | 同じことを省略する場合、言葉のあとに（以下「○○」という。）と付け加える。 （例）経理進行管理システム（以下「システム」という。）は、管理する時に・・・。システムは、・・・。 |
| 知事から文章を出す場合 | 知事から文章を出す場合、通常は知事の名前まで記入する。 |
| 日本語の使い方 | |
|---|---|
| 紛らわしい語句 | １ 「から」と「より」 「から」は時と所の起点を示す。「より」は比較を表す。 （例）東京から大阪に向う。東京より大阪が楽しい。 ２ 「から」と「ので」 理由をあらわすがビジネスでは、「ので」をつかうのが基本 |
| 「基づき」と「より」 | １ 「基づき」は、根拠を広い意味（法全体）をとらえる場合に使う。 「○○法（条例）の規定に基づき」、「○○政令に基づき」 ２ 「より」は、具体的にある条文の規定（何条）をとらえて、引用する場合に使う。 「○○条例第○条の規定により」、「○○政令第○条の規定により」 |
| 「に」と「へ」 | １ 「に」は、場所、時、位置を示す場合に使う。 （例）東京に集まる ２ 「へ」は、方向を示す場合に使う。 （例）東京へ行く |
| 「規定」と「規程」 | 「規定」は、法令のうち個々の条項の定めをさし、「規程」は条項の総体を表現する。 |
| 重ね言葉は不可 | １ 意味が同じ重ね言葉は使用しない。 （例）今の現状から申しますと⇒現状から申しますと （例）受賞をお受けになり⇒受賞された （例）一番、最初に⇒最初に |
| 文章記号の使い方 | ○「、」の使い方 １ 「は・が・も」の後、ただし、文が短い場合は打たない。 ２ 対等に並ぶ語句と語句の間 ３ 読み間違い、誤解のおそれがあるとき ４ 対になった文では、対句の接続部分にだけ「、」を付け、対句の中の主語の後には、「、」をつけない。 （例）学校にあっては校長、大学にあっては事務総長に ○「・」の使い方 １ 名詞の並列 （例）時・場所・目益 ２ 外国人の名前 （例）マイケル・ジャクソン |
| 文章作成の基本 | １ 文書の相手は誰か、相手の知りたいこと、相手に何をして欲しいのかまとめる。 |
| 注意事項 | １ 日付には、曜日を入れる。 ２ ５W３H（いつ、どこで、誰が、何そ、なぜ、どのように、いくら、いくつ）をチェック |
| 尊敬語、謙譲語、丁寧語 | |
|---|---|
| 尊敬語 | ○いらっしゃる ○相手の行為を表す動詞に「お」「ご」を付ける ○「なさる」を付ける ○「くださる」を付ける ○相手のものごと、行為の名詞に「お」「ご」「貴」「御」を付ける |
| 謙譲語 | ○申す、申し上げる ○「お」「ご」を付ける ○「お～いたす」、「ご～いたす」 ○「～させていただく」 ○「小」「弊」「拝」等をつける。 |
| 丁寧語 | ○「です」「ます」「ございます」を付ける |
| パソコンを使ってのテクニック | |
|---|---|
| 文章に表を挿入する | ワードでは、「編集」⇒「形式を選択して貼り付け」⇒「リンク貼り付け」 |
| メールの常識 | ○宛先の書き方 ・相手が社外の場合：○×株式会社 総務部長 高橋浩二様 ・相手が社内の場合：○×営業部長 又は 営業部長○×様 ・相手が複数の場合：第２営業部 ○×様、関係各位 ○前文 ・相手が社外の場合：○×会社の○×です。 ・相手が社内の場合：営業部の○×です。○×事務局です。 ○挨拶文 ・相手が社外の場合： ①いつもお世話になっています。 ②先日はお忙しい中、ご足労いただき、ありがとうございました。 ③早速のお返事、ありがとうございます。 ④ご無沙汰しております。○×では大変お世話になりました。 ⑤初めてご連絡を差し上げます。 ・相手が社内の場合 ①お疲れさまです。 ②先日の会議、遅くまでお疲れさまでした。 ○末文 ・よろしくお願いします。お願いいたします。 ・取り急ぎ、ご報告申し上げます。 ・今後ともよろしくお願い申し上げます。 ・ご返信のほど、よろしくお願い申し上げます。 ○「CC」でメールを送る場合、メール本文に（ＣＣ：弊社 ○×課長 ○△）等記載する。 ○メールは、内容ごとに改良する。 ○メール件名は、読んだらすべてがわかる内容とする。 ○緊急の場合は、【緊急】、【要確認】、【重要】等とメール件名に記載する。 ○箇条書きでわかりやすく。 |
| メールのエチケット | ○メールは、誰もが読む。ずっと残ることを忘れないように。 ○相手に気持を伝えるために「ありがとうございます」「いつもお世話になっています」等の言葉を ○メールは、相手の感情を害しないように相手の状況や立場を考慮して文面に。 ○メールは、出す前に読み返しを。相手を誹謗中傷したり、感情をむき出しにしたりしないこと。 |
| ビジネス文書の常識 | |
|---|---|
| わかりやすい文書のために | ①２つの事柄を含んだ文は、二つに分ける。 ②指示語をやたらに、使わない。 ③二重否定は避ける。 ・この本は、本棚以外にしまわないでください。 →この本は、本棚にしまってください。 ④「が」「し」「おり」「あり」「また」をつないで、文書を長くしない。 →「が」「し」「て」「修飾語」で文を切る。 ⑤文末をすっきりする。 ・～をすることとします→します ・～が必要であると言えます→必要です。 ・～するようにします→します ⑥なじみのない略語は、＊をつけて説明する。 ⑦同じ文末の繰り返しをつかわない。 ・～となっています。→～となります。 ・～する必要があります。→～してください。 |
| 必要な情報を伝えよう | ①不要な情報、内容、なくても意味が通る語句はできるだけ削除する。 ②同じ語句の繰り返しは、表現を変える。 ③接続詞を削除する。 |
| 文の構造 | ①主語と述語を正しく対応させる ②書く内容の順番を決まる。内容を箇条書きで書いてみる。 |
| 英文表記 | ①大文字と小文字を正しくつかう。商標は、そのままの英文で使う。 |